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公文漫谈
一、基本概念
    1.文件:在人类社会中为处理和种事务需要直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。
    作为一种信息记录,也就是赋予了信息打破时间、空间的限制而有效传递的能力,也就是将信息物质化。可以从一个地方到另一个地方,从过去到现在,或者从现在到未来。
    处理事务需要而直接形成和使用,是由文件的盗用决定的。
任何信息记录,都有其目的,譬如:文艺作品提供娱乐,科普电影传递知识,报纸传递新情况、新知识,等等,公文则不同,它不是提供参考信息,不是传播知识,而是为了处理事务,要解决社会活动中遇到的总是必须涉及到总是必须有具体直接的应用价值。
    具有规范体式,也是文件与一般信息记录的区别,为了提高使用效果,文学作品往往是标新立异,而文件则追求规范,减少多样性,甚至用法律的形式,对文体、格式和结构进行规范。因为文件不是供欣赏的,百是要受体更快、更准确、更简明便利的理解文件内容,以便操作。
    法定效用,效用指物的影响的结果,文件的盗用是受各种法律法规保护的,也受其约束。现行效用,指一定时间内对一定范围内的人员和事物的强制性影响,历史效用,是指对历史事件的证明的档案作用。传达室递补权威性信息和凭证性信息。权威性信息要求发送信息的同时,发送发讯者的身份和法定权威,凭证性信息要求发送信息的真实性、承担法律责任者的真实身份和对真实性的保证,另外,文件处理社会事的形成使用过程,以及对事物的强制性影响,也决定了其凭证性的权威地位。
    2.公文:国家机关和其他社会机构在公佃活动中行使法定职权而形成和使用权的文件。
    二、常用公文的分类、选用和写作惯例
    2000后《国家行政机关公文处理办法》中规定,行政机关公文包括:决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要和命令(令)、通告、公告、议案共13种,作为企业,我们使用权的有9种。
    (一)决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
     (1)含义及特点:(下行文)这里的重要事项,是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项,重大行动是指对企业产生巨大影响的行动。当然,重要或项和重大行动是相对而言的,并不是或或都是企业的重大方针政策。
    由于决定的内容是“对重要或项或重大行动做出安排”,所以决定强制性的特点:因为决定比较集中地体现发文机关对重要或项或重大行动的指挥和处置意图,要求下级机关无条件执行,决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格,但比其他公文都有要强。
    (2)分类和写法:
    处置性决定:处置、布置并告知具体内容的决定。奖惩有关单位及人员、安排人事、设置机构、撤销下级不适当决定等问题。
    这类文件很简短,一般先写决定根据,然后是决定事项。尤其要注意用语的准确,一般绰用根据的规章制度中的原文。对于奖惩类决定,最后可以号召类语言结尾。
    部署性决定:适用于对重大事项或重大行动的安排的决定。
    这类文件先写决定原由包括原因、目的和意义。决定的具体事项,一般分类分条说明。
    (3)决定与通知区别:它的使用范围较“通知”要窄一些。一般事关全局、政策性强、任务艰巨用决定,这说明较通知更宏观。一般执行时间长的重大工作,才适宜使用“决定”,一般不适合短时间、阶段性的工作部署。决定的严格操作性较通知更要求具体,可以变通的地方留的余地要小。强制性较通知要强,有的是是规章制度的补充和延伸,或者对于不具有形成规章制度的工作,在需要强制规范的时候,用决定。

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